Si eres autónomo en España o estás pensando en emprender por tu cuenta, la contabilidad es uno de esos temas que tarde o temprano tendrás que enfrentar. Es importante conocer las obligaciones básicas que te ayudarán a estar al día con Hacienda y evitar problemas.
En este artículo te explicamos, de manera sencilla y clara, qué debes tener en cuenta para cumplir con tus obligaciones fiscales y llevar tu contabilidad al día como autónomo.
1. Qué es la contabilidad y por qué es importante para los autónomos
La contabilidad no es más que el registro de todos los ingresos y gastos de tu actividad profesional. Como autónomo, es fundamental llevar un buen control de tus cuentas por dos motivos:
- Para saber cuánto ganas realmente. Esto te permite ver si tu negocio es rentable y tomar decisiones informadas.
- Para cumplir con Hacienda. El cumplimiento fiscal es obligatorio, y llevar la contabilidad al día te evitará sanciones o inspecciones no deseadas.
2. Obligaciones fiscales y contables para autónomos
Los autónomos en España tienen varias obligaciones que cumplir. Aquí te resumimos las más importantes:
A) Declaración de la Renta (IRPF)
El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es un impuesto que debes pagar por los beneficios que obtienes como autónomo. Hay dos formas de calcularlo:
- Estimación directa: declaras los ingresos reales y deduces los gastos que estén relacionados con tu actividad.
- Estimación objetiva (módulos): para ciertas actividades, Hacienda permite calcular los impuestos en base a unos "módulos" o cifras fijas, sin tener que declarar todos los ingresos y gastos. Sin embargo, este método es limitado a ciertos tipos de negocios y tiene requisitos específicos.
B) IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)
El IVA es otro impuesto importante para los autónomos. No lo pagas tú directamente, sino que lo "recaudas" de tus clientes. Es decir, cuando emites una factura, incluyes el IVA (normalmente el 21%). Luego, cada trimestre, debes presentar la liquidación del IVA a Hacienda y pagar la diferencia entre el IVA que has cobrado y el que has pagado a tus proveedores.
Obligaciones del IVA:
- Presentar el modelo 303 cada trimestre.
- Modelo 390: Este es un resumen anual que tienes que presentar una vez al año.
C) Declaraciones trimestrales
Como autónomo, cada tres meses debes declarar a Hacienda lo que has ganado y los impuestos que has cobrado o pagado. Las principales declaraciones trimestrales son:
- Modelo 130: para declarar tus ingresos y gastos (si estás en estimación directa).
- Modelo 303: para declarar y pagar el IVA que has cobrado a tus clientes.
D) Declaraciones anuales
Además de las declaraciones trimestrales, hay algunas obligaciones anuales que no puedes olvidar:
- Declaración de la Renta (modelo 100): normalmente, entre abril y junio.
- Modelo 390: el resumen anual del IVA.
- Modelo 347: solo si tienes clientes o proveedores con los que hayas tenido operaciones de más de 3.005,06 € en un año. Se presenta en febrero.
3. ¿Qué gastos puedo deducir como autónomo?
Un punto clave para muchos autónomos es saber qué gastos pueden deducir para pagar menos impuestos. Para que un gasto sea deducible, debe cumplir tres condiciones:
1. Que esté vinculado a tu actividad. Por ejemplo, si eres diseñador gráfico, el software de diseño sería deducible.
2. Que esté justificado con una factura. Es fundamental pedir siempre factura con tus datos.
3. Que esté registrado en tu contabilidad. Debes incluir todos los gastos en tu libro de gastos.
Algunos ejemplos de gastos deducibles:
- Material de oficina.
- Gastos del local (alquiler, luz, agua, etc.).
- Cuota de autónomos.
- Transporte y gasolina (solo si está relacionado con tu actividad).
- Formación o cursos que necesites para tu trabajo.
4. Libros contables obligatorios para autónomos
No necesitas ser contable para llevar estos libros, pero sí debes registrar de manera organizada tus ingresos y gastos. Hay dos libros contables que son obligatorios para todos los autónomos:
- Libro de ingresos y ventas: aquí registras todas las facturas que emites a tus clientes.
- Libro de gastos y compras: aquí anotas todas las facturas que recibes de tus proveedores o cualquier gasto relacionado con tu actividad.
Estos libros son importantes porque, en caso de inspección, Hacienda te pedirá que justifiques tu contabilidad con ellos.
5. Facturación: ¿cómo hacer una factura correcta?
Todas las facturas que emitas deben cumplir unos requisitos mínimos para ser válidas:
- Datos del autónomo (tu nombre completo, NIF, y dirección).
- Datos del cliente (nombre, NIF, y dirección).
- Número de factura (debe ser correlativo, es decir, no puede haber "saltos" en la numeración).
- Descripción del servicio o producto.
- Base imponible (el importe sin IVA).
- El tipo de IVA aplicado (21%, 10%, o el que corresponda) y el total con IVA.
- Fecha de emisión.
Si trabajas con clientes internacionales de la UE, deberás añadir también el número de IVA intracomunitario si procede.
6. Retenciones del IRPF en las facturas
Si trabajas para empresas o profesionales, algunas veces tendrás que aplicar una retención de IRPF en la factura. Esta retención es un anticipo del impuesto sobre la renta, que el cliente te descuenta y paga directamente a Hacienda.
Normalmente, esta retención es del 15%, pero si eres un autónomo nuevo (en tus dos primeros años de actividad), puedes aplicar una retención reducida del 7%.
7. ¿Cuándo buscar ayuda profesional?
Aunque muchos autónomos prefieren llevar su propia contabilidad, puede haber situaciones en las que te resulte útil contar con la ayuda de un asesor fiscal. Un buen asesor puede encargarse de tus declaraciones, ayudarte a planificar los impuestos y evitar sanciones por errores en tu contabilidad.
Considera buscar ayuda profesional si:
- No tienes tiempo para llevar la contabilidad.
- Tu actividad empieza a crecer y tus obligaciones fiscales se complican. - No te sientes cómodo manejando los trámites con Hacienda.
Conclusión
Ser autónomo en España implica estar al tanto de tus obligaciones fiscales y contables. Aunque al principio pueda parecer complicado, con un poco de organización y las herramientas adecuadas, puedes llevarlo al día sin problemas. No olvides registrar todos tus ingresos y gastos, hacer las declaraciones a tiempo, y deducir los gastos que correspondan.
Si después de leer todo esto sientes que necesitas ayuda para gestionar tus obligaciones fiscales, no dudes en contactar con CIERZO TAX. Somos expertas en asesoría fiscal para autónomos y estamos aquí para facilitarte todo el proceso, desde llevar tu contabilidad hasta preparar tus declaraciones. ¡Déjanos ayudarte para que puedas centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio!
