Errores contables que te están costando dinero (y cómo evitar que tu negocio se hunda por ellos)

La contabilidad es el pilar de cualquier empresa. Llevar un control financiero adecuado no solo evita sanciones, sino que también ayuda a tomar decisiones estratégicas para el crecimiento del negocio. ¿Sabías que la mayoría de las pequeñas empresas y autónomos cometen errores financieros que podrían evitarse con un par de cambios simples? Y lo peor: estos errores no solo cuestan dinero, sino que pueden poner en riesgo tu negocio.

En este artículo, exploramos los fallos más frecuentes y te damos soluciones prácticas para evitarlos.

1. Mezclar gastos personales con los del negocio

Este es uno de los errores más comunes, especialmente entre autónomos. Usar la misma cuenta bancaria para gastos personales y de empresa complica la gestión contable y puede generar problemas con Hacienda.

Ejemplo de error:

Carlos, autónomo del sector tecnológico, paga con la misma tarjeta tanto la compra de material informático como la cena de su aniversario. A final de mes, no sabe qué gastos puede deducirse ni cómo justificarlos.

Solución:

• Abre una cuenta bancaria exclusiva para tu negocio.
• Usa una tarjeta de empresa y paga todo desde ahí.
• Si necesitas retirar dinero para gastos personales, regístralo correctamente en tu contabilidad.

2. No llevar un control de facturas y tickets

Perder facturas o no guardarlas correctamente puede hacerte perder deducciones fiscales y generar desajustes en tu contabilidad.

Ejemplo de error:

Laura, propietaria de una tienda de ropa, compra stock en varias tiendas sin pedir facturas. Cuando su asesor revisa la contabilidad, no puede justificar esos gastos ante Hacienda.

Solución:

• Digitaliza todas tus facturas con herramientas como Google Drive, Dropbox o software contable (Holded, NCS software,…)
• Usa apps como CamScanner o Scanner Pro para fotografiar tickets antes de que se borre la tinta.
• Solicita siempre facturas con el NIF/CIF de tu empresa, y todos los datos completos del receptor de la factura para que no haya problemas para que sea deducible.

3. Errores en la emisión de facturas

Emitir facturas incorrectas puede llevar a sanciones o problemas de cobro.

Ejemplo de error:

Javier, diseñador freelance, emite una factura sin incluir su número de identificación fiscal ni el IVA correspondiente. Su cliente rechaza el pago hasta que corrija el error.

Solución:

• Usa plantillas de facturas profesionales con todos los datos obligatorios:
  • Nombre y NIF/CIF del emisor y receptor.
  • Número de factura correlativo.
  • Concepto y desglose de impuestos (IVA, IRPF si aplica).
• Revisa que todas las facturas estén bien numeradas y sin saltos, tienen que ser correlativas en fecha y número.

4. No registrar correctamente los ingresos y gastos

Si no anotas cada ingreso y gasto en tu contabilidad, los números no cuadraran y tendrás problemas con tu declaración fiscal.

Ejemplo de error:

María, dueña de una clínica estética, ingresa dinero en efectivo en su cuenta sin registrar el origen. A la hora de hacer la declaración trimestral, hay un descuadre y Hacienda la sanciona.

Solución:

• Usa un software de contabilidad para registrar todo.
• No mezcles efectivo sin justificar; cada ingreso debe tener su factura o recibo.

5. Presentar los impuestos fuera de plazo

Retrasarse en la presentación de impuestos conlleva recargos e intereses.

Ejemplo de error:

Pedro, propietario de un bar, olvida presentar el IVA trimestral. Hacienda le impone un recargo del 10% sobre el importe debido.

Solución:

• Usa recordatorios en el calendario para cada impuesto (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades).
• Contrata una asesoría fiscal o usa software que automatice estos procesos.

6. No planificar la liquidez del negocio

No prever los pagos de impuestos o nóminas puede generar tensiones de caja y dificultades para pagar a proveedores.

Ejemplo de error:

Un autónomo en el sector de reformas cobra trabajos a 60 días, pero tiene que pagar su cuota de autónomos y proveedores antes. Al no planificar su liquidez, se queda sin fondos.

Solución:

• Elabora un calendario de pagos y cobros.
• Mantén siempre un colchón financiero para imprevistos.

7. No conciliar el banco con la contabilidad

La conciliación bancaria consiste en comprobar que los movimientos del banco coinciden con los registros contables.

Ejemplo de error:

Ana, propietaria de un estudio de arquitectura, olvida registrar un cobro de un cliente. Su contabilidad refleja menos ingresos de los reales y le genera problemas fiscales.

Solución:

• Conciliar la cuenta bancaria al menos una vez al mes.
• Revisar cada movimiento con el extracto bancario.

Conclusión: la contabilidad bien hecha es sinónimo de tranquilidad

Una contabilidad desordenada puede generar sanciones, pérdida de dinero y estrés. Evitar estos errores te permitirá gestionar tu negocio con más tranquilidad y tomar decisiones basadas en números reales.

Si necesitas ayuda con tu contabilidad, consulta con un asesor o implanta un software que te ayude a automatizar el proceso. ¡Tu empresa lo agradecerá!